Työelämän hektisyydestä ja yhä nopeammaksi muuttuvasta työtahdista puhutaan paljon. Talouselämä kirjoittaa jopa uudesta termistä ”yhteisöllinen ylikuormitus”. Termi kuvaa ilmiötä, jossa organisaatiossa lähestulkoon kaikki aika menee palavereissa, puhelimessa ja sähköpostin äärellä sen sijaan, että ihmiset ehtisivät keskittyä omaan substanssiosaamiseensa.

Onko tämä kiire ja hektisyys ohimenevä ilmiö vai pysyvä tila, sen aika näyttää, mutta selviytyäkseen päivittäisistä tekemisistään, on omaa aikaa ja kalenteria osattava hallita yhä paremmin. Yhtä oikeaa tapaa tälle tuskin löytyy, mutta miettimällä näitä seuraavia asioita omasta näkökulmastaan, saattaa ajanhallinta käydä hiukan helpommaksi.

Suunnitelmallisuus

Tämä on yksi tehokkaan ajanhallinnan peruspilareista. Oma työ ja ajankäyttö eri tehtävissä, odottamattomat tehtävät ja keskeytykset mukaan lukien, tulee tuntea niin hyvin, että pystyy realistisesti aikatauluttamaan ja suunnittelemaan omaa tekemistään.

Hyvä suunnitelma kattaa kaikki elämän osa-alueet, ja varmistaa, että aikaa jää myös työn ulkopuoliseen elämään.

Määräaikojen asettaminen

Osa meistä osa toimia ilman annettuja määräaikoja, mutta useimmille ne ovat tehokkaan tekemisen edellytys. Määräajat kannattaa asettaa siten, että niihin varmasti pääsee. Liian tiukat määräajat voivat aiheuttaa viivästyksiä, jotka taas vaikuttavat koko muun suunnitelmasi toteutumiseen. Pahimmillaan huonosti asetetut määräajat ryöstävät vapaa-aikaasi – parhaimmillaan saat tehtäväsi suoritettua etuajassa.

Isompia kokonaisuuksia kannattaa myös kokeilla pilkkoa palasiksi, ja asettaa määräaikoja näille pienemmille palasille. Jossakin tulevaisuudessa isona häämöttävä määräpäivä saattaa aiheuttaa turhia paineita, kun taas pienemmiksi palastellut osaset on helpompi hallita.

Delegointi

Ajanhallinnassaan onnistuvat usein parhaiten sellaiset ihmiset, jotka osaavat delegoida. Mieti tarkkaan työtehtäviäsi ja muita tekemiäsi: ovatko ne sellaisia, jotka juuri sinun kuuluisi tehdä, vai olisiko aika luovuttaa vastuu esimerkiksi tietyistä rutiineista jollekulle toiselle?

Priorisointi

To do -listat ovat kätevä tapa muistaa kaikki työlistalla ovat asiat, mutta ne kannattaa myös priorisoida. Mitkä listan asioista on tehtävä ensin ja mitkä voivat odottaa? Käytössä voi olla myös eritasoisia listoja tehtävien tärkeyden mukaisesti.

Omaa energiatasoaankin on hyvä seurata, ja keskittää tärkeimmät tehtävät sellaisiin hetkiin, joina keskittymiskykysi tyypillisesti on parhaimmillaan.

Opettele sanomaan ei

Kaikkeen ei tarvitse suostua. Silloin tällöin tarvitaan joustoa, mutta jatkuvat ylityöt ja iltatyöt kotoa käsin eivät kuulu normaaliin työtahtiin. Monet meistä eivät rohkene sanoa esimiehen tai kollegan avunpyynnöille ei, vaikka toisinaan se olisi varsin tarpeellista ja oikeutettua.

Jyväskylän yliopistossa tehdyssä tutkimuksessa puhutaan ylisitoutumisesta, joka pahimmillaan heikentää työtyytyväisyyttä. Ylisitoutuneisuus oli tutkimuksessa yhteydessä siihen, että työntekijät ponnistelivat jatkuvasti enemmän työnsä eteen ja kokivat nämä ponnistelunsa erittäin kuormittavina.

Uudet tavat tehdä töitä

Jokaisella on tiettyjä rutiineja ja omia tapoja tehdä töitä. Joskus näitä on hyvä tarkastella kriittisesti, vaikka ne ovat meille tuttuja ja tehtävät sujuvat jouhevasti niitä noudattaen.

Fortune 500-listan yritysten johdon kanssa työskennellyt Dr Jason Fox puhuu tietyistä defaulteista, oletusasetuksista, jotka meihin on vuosien myötä asettuneet taloksi. Nämä asetukset estävät meitä ajattelemasta laatikon ulkopuolelta ja kehittymästä. Toimintamme keskittyy vain näiden tuttujen rutiineiden suorittamiseen ja muutumme näennäisen tehokkuuden kuvajaisiksi.

Hyppää siis hetkeksi ulos rutiineistasi ja sisällytä päiviisi jotakin uutta – oli se sitten pientä tai suurta. Saatat löytää parempia työtapoja tai innovaatioita, kehittää osaamistasi yllättävällä tavalla ja saat uutta maustetta urautuneisiin työpäiviisi.

Mirva Puranen
Monster.fi

Lähteenä käytetty osin myös www.monster.co.uk tuottamaa artikkelia.